Checklist operativo y actualización SARLAFT RMS de octubre de 2026
Un conductor listo para salir, un vehículo asignado y una carga esperando. Operaciones necesita avanzar; cumplimiento necesita saber quién participa en la relación, qué información se verificó y qué riesgos siguen pendientes. Cuando las respuestas están repartidas entre documentos, consultas y correos, la presión por despachar puede terminar sustituyendo al análisis.
La verificación de conductores y vehículos consiste en contrastar identidad, información de tránsito y datos relevantes de riesgo antes de vincularlos o asignarles una operación. Para una empresa, el valor está en conectar esos resultados con un criterio de decisión, conservar la evidencia y actualizarla cuando cambien las condiciones.
Validiti ayuda a centralizar verificaciones de personas, empresas y vehículos para que el equipo pueda trabajar con información relevante y dedicar más tiempo al análisis de los casos que lo necesitan.
Qué cambió en octubre en el reporte SARLAFT y RMS
La Superintendencia de Transporte expidió la Circular Externa 20265330000164 del 7 de octubre de 2026. El primer reporte de cumplimiento SARLAFT o RMS, previsto para el 10 de octubre, deberá efectuarse a más tardar el 10 de abril de 2027. Comprende los períodos indicados de mayo a diciembre de 2026; el reporte de enero a marzo de 2027 también vence ese día.
La circular precisa que el cambio no amplía el plazo de implementación ni suspende las obligaciones sustanciales de prevención y control. La información ya registrada debe actualizarse para el período correspondiente.
Para el equipo de cumplimiento, la recomendación práctica es aprovechar el tiempo para organizar evidencia por período, resolver vacíos y comprobar la consistencia de los registros. Posponer todas las verificaciones hasta la fecha del reporte haría más difícil reconstruir lo ocurrido durante cada vinculación.
Qué verificar antes de vincular un conductor y un vehículo
El punto de partida es identificar a cada participante. El conductor, el propietario del vehículo, el transportador contratado y el cliente pueden ser sujetos diferentes. Una consulta de la placa no resuelve por sí sola el conocimiento de todos ellos.
La siguiente matriz propone un orden de revisión. Debe adaptarse a la modalidad de transporte, al régimen aplicable y a las políticas de la empresa; no reemplaza sus procedimientos.
| Sujeto | Verificación útil | Evidencia a conservar |
| Conductor | Identidad y datos de licencia pertinentes para la operación | Resultado de consulta con fecha e identificador |
| Vehículo | Correspondencia de placa y características; SOAT y revisión técnico mecánica cuando apliquen | Consulta y documentos vigentes relacionados |
| Propietario o tenedor | Identificación y relación con el vehículo y la operación | Soporte de la relación y revisiones pertinentes |
| Empresa contratada | Existencia, representación y conocimiento del tercero según riesgo | Fuentes consultadas y análisis de inconsistencias |
| Personas relacionadas | Identificación y revisión que corresponda al proceso de debida diligencia | Hallazgos, análisis y decisión documentada |
La documentación de consulta ciudadana de RUNT describe información del ciudadano y sus licencias. El Ministerio de Transporte también explica las consultas por documento y por placa. Estas fuentes orientan sobre información de tránsito; las necesidades de debida diligencia exigen revisar además el contexto del tercero.
Cómo interpretar multas y otras novedades
Un hallazgo necesita contexto. No todo resultado tiene el mismo significado ni conduce a la misma decisión. Una diferencia en la identificación requiere aclaración; un documento vencido exige revisar su incidencia en la operación; una coincidencia de nombre puede corresponder a otra persona.
Define qué situaciones impiden continuar, cuáles requieren revisión adicional y quién puede decidir. Evita convertir cualquier multa, noticia o registro en una conclusión automática sobre la integridad del conductor. La regla debe ser pertinente, proporcional y compatible con las obligaciones de la empresa.
Cómo pasar de consultas sueltas a un control trazable
Antes de consultar, establece qué información necesitas para ese tipo de vinculación. Después, aplica las mismas reglas a casos comparables y conserva los resultados que respaldan la decisión. Cuando falte información, registra el pendiente y asigna un responsable.
Una ficha operativa puede reunir estos campos: tercero y operación relacionados, fecha de verificación, fuentes utilizadas, resultados relevantes, información pendiente, responsable del análisis, decisión y siguiente revisión. Este formato es una recomendación de trabajo, no un formulario oficial.
Ejemplo ilustrativo. La empresa asigna un conductor a un vehículo que pertenece a un tercero. La licencia resulta consistente, pero un documento aportado del vehículo no coincide con el registro consultado. El equipo deja el caso pendiente, solicita aclaración y registra quién revisará la respuesta. La evidencia debe permitir comprender la secuencia; una carpeta de pantallazos sin relación entre sí no la explica.
También conviene definir qué cambios activan otra revisión: sustitución del conductor o del vehículo, vencimiento documental, modificación del tercero contratado o nueva información relevante. La frecuencia no debe fijarse igual para todos los controles sin evaluar su naturaleza y el riesgo.
Cómo ayuda Validiti a verificar con menos carga operativa
Validiti es una plataforma colombiana de verificación de información, conocimiento de terceros, cumplimiento y gestión de riesgo. Permite conectar la revisión de personas, vehículos y empresas dentro de una operación más ordenada.
Su interfaz simple facilita entender el proceso. Las parametrizaciones ayudan a aplicar criterios definidos por la empresa y enfocar la revisión en los hallazgos de valor. Así, el objetivo del equipo deja de ser recorrer información indiscriminadamente y pasa a ser resolver las preguntas que afectan la vinculación.
En transporte, esta combinación resulta útil cuando aumenta el volumen de verificaciones o participan varias áreas. El alcance de las fuentes y consultas disponibles debe revisarse según la necesidad y el plan contratado. Puedes conocer el enfoque en la solución de Validiti para transporte.
La verificación alimenta el análisis de riesgo de tu empresa y facilita que las áreas trabajen con una base de información compartida. Para ampliar el proceso, consulta la guía de debida diligencia de terceros y adapta los controles a las relaciones que maneja tu operación.
Checklist para revisar tu operación esta semana
- Identifica quiénes participan en cada vinculación y qué dato corresponde a cada uno.
- Comprueba que las fuentes utilizadas respondan al riesgo y al control que buscas ejecutar.
- Define responsables para aclarar diferencias y revisar alertas.
- Conserva evidencia vinculada al tercero, a la fecha y a la decisión.
- Organiza la información por período para facilitar revisiones y reportes.
- Revisa qué tareas repetitivas puedes centralizar y parametrizar.
Agenda una demo para transporte. Lleva un caso de vinculación de tu operación y revisa con Validiti qué consultas puedes centralizar, qué reglas necesitas y cómo conservar los resultados para tu equipo. Ver la solución para transporte.
Preguntas frecuentes
No. El cambio se refiere al plazo del primer reporte señalado en la circular. Las actividades de prevención y control deben continuar.
La consulta aporta información de tránsito. El sistema de gestión de riesgos comprende otros elementos y debe aplicarse según el régimen correspondiente. Una fuente aislada no cubre todo el conocimiento del tercero.
Depende del control, los vencimientos, el riesgo y los cambios de la relación. Define periodicidades y eventos de actualización en el procedimiento de tu empresa.
No. Su propuesta integra verificación de personas, vehículos y empresas, con parametrización de criterios y fuentes según las necesidades del proceso.
