Una consulta estándar puede ser suficiente para una contraparte de riesgo bajo. Pero cuando aparecen señales de alerta, estructuras difíciles de entender, exposición política, jurisdicciones de mayor riesgo o información contradictoria, repetir las mismas verificaciones no resuelve el problema. La organización necesita ampliar el análisis, documentar el contexto y demostrar por qué aceptó, condicionó o rechazó la relación.
Eso es la debida diligencia intensificada: un nivel de conocimiento y evaluación más profundo que se activa de acuerdo con el riesgo. No consiste en consultar indiscriminadamente más bases de datos ni en convertir una coincidencia en una conclusión automática. Su propósito es obtener información adicional, contrastarla y dejar una ruta de evidencia que permita tomar una decisión razonable.
¿Cuándo debe activarse una debida diligencia intensificada?
La respuesta depende del sistema de cumplimiento, la matriz de riesgo y las políticas internas de cada organización. Sin embargo, existen situaciones que normalmente justifican controles reforzados: una contraparte clasificada como de mayor riesgo; una persona expuesta políticamente; operaciones con países o territorios de riesgo; estructuras societarias complejas; imposibilidad de identificar o verificar adecuadamente a las personas relacionadas; noticias adversas relevantes; inconsistencias documentales; o comportamientos que no guardan relación con la actividad declarada.
La Circular Externa 100-000020 de 2026 de la Superintendencia de Sociedades incorporó la nueva Circular Básica Jurídica y mantuvo el enfoque basado en riesgo para el conocimiento de contrapartes. La norma no convierte una herramienta tecnológica en responsable de la decisión. Exige que el sujeto obligado establezca procedimientos, responsables y controles proporcionales a su exposición.
Por eso, la pregunta correcta no es “¿esta persona apareció en una fuente?”, sino “¿qué significa este hallazgo para esta relación, en este momento y bajo estas condiciones?”.
Verificación ampliada no es investigación profunda
Conviene distinguir tres niveles. El primero es la validación ordinaria: confirmar identidad y consultar las fuentes definidas para el tipo de contraparte. El segundo es una verificación ampliada: incorporar fuentes, documentos o personas relacionadas adicionales. El tercero es la investigación profunda, que exige reconstruir contexto, contrastar hallazgos, revisar conexiones y producir un análisis especializado.
Validiti permite realizar las verificaciones tradicionales en más de 300 fuentes nacionales e internacionales, parametrizadas según el riesgo, el sector y la política de la empresa. Cuando el caso requiere ir más allá, también cuenta con un servicio adicional de debida diligencia intensificada o profunda, basado en investigación especializada. Este servicio complementa las consultas automatizadas; no las confunde con un concepto definitivo ni pretende sustituir el criterio del oficial de cumplimiento.
¿Qué debería incluir el expediente?
Un expediente útil debe permitir que una persona distinta a quien hizo el análisis entienda el caso meses después. Como mínimo, debería identificar a la contraparte y el motivo de la revisión; registrar la fecha y las fuentes consultadas; conservar los documentos obtenidos; explicar cada coincidencia relevante; distinguir hechos confirmados de inferencias; registrar solicitudes de aclaración; señalar las medidas aplicadas; e identificar quién analizó, escaló y aprobó la decisión.
La trazabilidad es tan importante como el resultado. Un pantallazo aislado puede mostrar que se abrió una página, pero no necesariamente demuestra qué criterio se aplicó, qué identidad se verificó o cómo se resolvió una homonimia. Un reporte organizado, acompañado de fuentes y decisiones, ofrece una defensa mucho más sólida ante auditorías, comités y revisiones regulatorias.
Errores que debilitan el proceso
El primer error es tratar toda alerta como si significara culpabilidad o prohibición. Las listas vinculantes, las listas informativas, los antecedentes, las noticias y las señales reputacionales tienen alcances diferentes. El segundo es investigar sin delimitar una finalidad: acumular datos personales irrelevantes aumenta riesgos y dificulta el análisis. El tercero es quedarse únicamente con la razón social, sin verificar representantes, personas relacionadas o beneficiarios finales identificados por la empresa.
También es problemático delegar la decisión a un semáforo. La automatización ayuda a ordenar y detectar información; el análisis debe considerar identidad, vigencia, contexto, materialidad y relación con el riesgo. Por último, una debida diligencia profunda pierde valor si no conduce a una decisión registrada: aprobar, solicitar información adicional, imponer controles, escalar o abstenerse de vincular.
De la alerta a la decisión
Un flujo práctico puede organizarse en cinco momentos. Primero, identificar la señal que activa la revisión. Segundo, verificar que el hallazgo corresponda realmente a la persona o empresa evaluada. Tercero, ampliar el conocimiento mediante documentos, fuentes y relaciones relevantes. Cuarto, valorar el impacto según la matriz y las políticas. Quinto, registrar la decisión, sus responsables, condiciones y próxima revisión.
Este enfoque evita dos extremos: rechazar relaciones legítimas por una coincidencia superficial o aceptar relaciones riesgosas porque la consulta inicial no mostró suficiente información.
¿Cuándo cerrar y cuándo mantener el seguimiento?
Cerrar el expediente no significa olvidar el riesgo. Si la relación continúa, la organización debe definir cuándo actualizar la información y qué eventos obligan a reabrir el análisis. Un cambio de accionistas, una nueva condición PEP, una sanción, una noticia adversa o una modificación material de la operación pueden justificar una revisión anticipada.
La debida diligencia intensificada es, en esencia, una disciplina de criterio y evidencia. La tecnología reduce carga operativa y facilita la consulta; la investigación profunda aporta contexto; y el equipo responsable convierte ambos elementos en una decisión defendible.
Preguntas frecuentes
¿La debida diligencia intensificada siempre requiere una investigación profunda?
No necesariamente. El alcance debe ser proporcional al riesgo. Algunos casos se resuelven con información adicional; otros requieren investigación especializada y contraste contextual.
¿Una coincidencia en una lista obliga a rechazar a la contraparte?
No en todos los casos. Debe verificarse la identidad, el tipo de lista, su efecto jurídico y la política aplicable. Las listas vinculantes sí pueden producir consecuencias obligatorias.
¿Validiti determina automáticamente al beneficiario final?
No. Validiti puede apoyar la verificación de personas previamente identificadas y conservar evidencia trazable. Determinar la estructura de propiedad y control corresponde al proceso de conocimiento de la contraparte y al análisis responsable de la empresa.
