Acuerdo de privacidad y protección de datos personales

El presente Acuerdo de Privacidad y Protección de Datos Personales, en adelante el “ACUERDO DE PROTECCIÓN DE DATOS”, regula las condiciones aplicables al tratamiento de datos personales que se realice con ocasión de la prestación de los servicios de VALIDITI, entre JOIN SOLUTIONS S.A.S., sociedad comercial identificada con NIT 901.771.815-1, con domicilio principal en Envigado, Antioquia, Colombia, en adelante, “EL ENCARGADO”, y EL CLIENTE, quien es la persona natural o jurídica que contrata los servicios de VALIDITI y determina las finalidades y condiciones del tratamiento de los datos personales gestionados a través de la Plataforma, en adelante, “EL RESPONSABLE”.

El presente ACUERDO DE PROTECCIÓN DE DATOS tiene por objeto establecer las obligaciones, responsabilidades y condiciones bajo las cuales EL ENCARGADO realizará el tratamiento de datos personales por cuenta de EL RESPONSABLE, de conformidad con las instrucciones impartidas por este y con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, sus normas reglamentarias, modificatorias, complementarias y demás disposiciones aplicables en materia de protección de datos personales en Colombia.

EL ACUERDO DE PROTECCIÓN DE DATOS hará parte integral de la relación contractual celebrada entre JOIN SOLUTIONS S.A.S. y EL RESPONSABLE, y será aplicable desde el momento en que este último suscriba el documento de Condiciones Particulares de Contratación u cualquier otro instrumento mediante el cual se formalice la contratación de los servicios y se incorpore o haga referencia al presente ACUERDO DE PROTECCIÓN DE DATOS.

En consecuencia, la aceptación del documento particular de contratación implicará el conocimiento y aceptación integral del presente ACUERDO DE PROTECCIÓN DE DATOS, sin que sea necesaria su suscripción independiente por las Partes.

CLÁUSULAS

PRIMERA- OBJETO. El presente ACUERDO DE PROTECCIÓN DE DATOS regula las condiciones en las que el ENCARGADO almacenará, tratará, circulará y manipulará los datos personales e información contenida en la base de datos de CONSULTAS, datos AUTORIZADOS previamente por el Titular del dato personal al RESPONSABLE en el momento de la recolección (art. 2.2.2.25.2.2. Decreto 1074 de 2015) y que involucran la necesidad del TRATAMIENTO y CIRCULACIÓN que hará el ENCARGADO sobre ellos.

JOIN SOLUTIONS S.A.S., en calidad de ENCARGADO DEL TRATAMIENTO, realizará el tratamiento de los datos personales a los que tenga acceso exclusivamente para la prestación de los servicios asociados a VALIDITI y conforme a las instrucciones impartidas por EL RESPONSABLE.

En particular, el tratamiento tendrá como finalidad recibir, almacenar, consultar, procesar, contrastar y presentar información relacionada con las personas o vehículos objeto de verificación, mediante la consulta de las fuentes de información y/o bases de datos habilitadas para el servicio contratado; generar y poner a disposición del RESPONSABLE los resultados y reportes correspondientes; así como ejecutar las actividades técnicas necesarias para la operación, soporte, mantenimiento, seguridad, respaldo y continuidad de la Plataforma.

JOIN SOLUTIONS S.A.S. no utilizará los datos personales tratados por cuenta del RESPONSABLE para finalidades propias, comerciales o distintas de aquellas necesarias para la prestación del servicio, salvo que exista autorización o habilitación legal para ello.

SEGUNDA- CONFIDENCIALIDAD. A los efectos previstos en este ACUERDO DE PROTECCIÓN DE DATOS, por “Información Confidencial” se entenderá toda aquella información que compone los datos personales que vinculan al Titular y que se encuentren contenidas en base de datos, bancos de datos y archivos, ya sean de carácter técnica, financiera, comercial o de cualquier otro, suministrada y/o comunicada por el RESPONSABLE al ENCARGADO en relación con la ejecución del objeto del presente ACUERDO DE PROTECCIÓN DE DATOS.

TERCERA: OBLIGACIONES.

1. LAS PARTES, acusarán recibido de cualquier Información Confidencial que sea circulada entre ellos, tan pronto como la reciba, identificando que el medio de obtención es a través de correo electrónico de propiedad o uso del RESPONSABLE o directamente por el Titular de los datos personales.
2. EL ENCARGADO, tan pronto reciba o genere información confidencial se obligará a mantenerla con sujeción a la más estricta confidencialidad; utilizarla solamente para la FINALIDAD indicada en la CLÁUSULA PRIMERA.
3. EL ENCARGADO, no revelarla a una tercera parte sin el previo consentimiento escrito del RESPONSABLE; revelar dicha Información únicamente a los empleados de su compañía que tengan necesidad expresa de conocerla en relación con el desarrollo de las actividades que vinculan la FINALIDAD indicada en la CLÁUSULA PRIMERA.
4. LAS PARTES, adoptarán las medidas de seguridad oportunas que aseguren el cumplimiento por los empleados o terceros, que, en su caso, tengan acceso a la Información Confidencial, de todos los términos y condiciones establecidos en el presente ACUERDO DE PROTECCIÓN DE DATOS.
5. LAS PARTES deberán tener contacto directo con los clientes y titulares de los datos personales, y responder ante estos para la atención de consultas, quejas, reclamos, revocatorias, supresión, actualización y modificación de sus datos personales.
6. En general, como lo dispone el art.2.2.2.25.5.2.del Decreto 1074 de 2015, el ENCARGADO está obligado a: 1. Dar Tratamiento a nombre del RESPONSABLE, a los datos personales conforme a los principios que los tutelan; 2. Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan datos personales; y 3. Guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos personales.

CUARTA. EXCLUSIONES. Lo establecido en esta estipulación no se aplicará a ninguna información sobre la que ENCARGADO pudiera demostrar:

1. Que fuera del dominio público en el momento de haberle sido revelada.
   1. Que después de haberle sido revelada, fuera publicada o de otra forma pasara a ser de dominio público, sin quebrantamiento de la obligación de confidencialidad por la parte que recibiera dicha información.
   1. Que, en el momento de haberle sido revelada, la parte que la recibiera ya estuviera en posesión de esta por medios lícitos o tuviera derecho legalmente a acceder a la misma.
   1. Que tuviera consentimiento escrito previo de la otra parte para desvelar la información.
   1. Que haya sido solicitada, conforme a la normativa vigente, por Autoridades Administrativas o Judiciales competentes que deban pronunciarse sobre aspectos totales o parciales del mismo, en cuyo caso, la parte que tenga que realizar la presentación deberá comunicárselo a la otra con carácter previo a que dicha presentación tenga lugar.

QUINTA. DATOS DE CARÁCTER PERSONAL. EL ENCARGADO, teniendo en cuenta la naturaleza de la FINALIDAD indicada en la CLÁUSULA PRIMERA del presente ACUERDO DE PROTECCIÓN DE DATOS, en lo concerniente a los datos personales consignados en la base de datos denominada CONSULTAS de propiedad del RESPONSABLE, podrá, de forma exclusiva, acceder a los datos de carácter personal incluidos en la misma, titularidad del RESPONSABLE, en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581/2012 y su decreto reglamentario 1074 de 2015, de Protección de Datos de Carácter Personal.

EL ENCARGADO, queda obligado al cumplimiento de lo establecido en la Ley Estatutaria 1581/2012 y su decreto reglamentario 1074 de 2015, de Protección de Datos de Carácter Personal frente al tratamiento de datos personales contenidos en la base de datos CONSULTAS, motivo por el cual se compromete específicamente a:

1. Custodiar los datos de carácter personal a los que pudiesen tener acceso como consecuencia de este ACUERDO DE PROTECCIÓN DE DATOS, adoptando las medidas de índole técnica y organizativas necesarias, y en especial las establecidas por el manual de políticas de tratamiento y privacidad de datos personales del encargado de las bases de datos, bancos de datos, archivos o ficheros contentivos de datos de carácter personal y demás disposiciones de desarrollo, esto con el objetivo de garantizar la seguridad de los datos de carácter personal y evitar su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, habida cuenta del estado de la tecnología, la naturaleza de los datos suministrados y los riesgos a que están expuestos, ya provengan de la acción humana o del medio físico o natural.
2. Utilizar o aplicar los datos personales, exclusivamente, para la realización de los servicios que se pactan y, en su caso, de ACUERDO DE PROTECCIÓN DE DATOS con las instrucciones impartidas por EL RESPONSABLE de las bases de datos, bancos de datos, archivos o ficheros que contengan los datos personales.
3. No comunicarlos, ni siquiera para su conservación a otras personas, ni tampoco las elaboraciones, evaluaciones o procesos similares citados anteriormente, ni duplicar o reproducir toda o parte de la información, resultados o relaciones sobre los mismos.
4. Asegurarse que los datos de carácter personal a los que pudieran tener acceso sean manejados únicamente por aquellos empleados cuya intervención es precisa para la finalidad autorizada por el titular de bases de datos, bancos de datos, archivos o ficheros, cualesquiera terceros a los que les sea revelada cualquier información, estén vinculados a guardar la confidencialidad debida de conformidad con lo prevenido en esta Cláusula en concordancia con la cláusula segunda del presente ACUERDO DE PROTECCIÓN DE DATOS.

SEXTA. – DERECHOS DE PROPIEDAD. Este ACUERDO DE PROTECCIÓN DE DATOS no supone la concesión, expresa o implícita, a favor del ENCARGADO, de derecho alguno sobre la Información Confidencial objeto de este. En consecuencia, el suministro, generación o uso de dicha Información no podrá entenderse, en ningún caso, como concesión de patente, licencia o derecho de autor alguno a favor de ENCARGADO, salvo que ésta firme ACUERDO DE PROTECCIÓN DE DATOS o contrato directo con RESPONSABLE.

SÉPTIMA. – DURACIÓN. Las disposiciones del presente ACUERDO DE PROTECCIÓN DE DATOS permanecerán vigentes de forma indefinida pese a la eventual terminación de las negociaciones entre las partes o el requerimiento especial de una de las partes frente a la otra.

OCTAVA. – DAÑOS Y PERJUICIOS. Ambas partes acuerdan que el pago de los daños y perjuicios, será el equivalente al que se le haya impuesto por afectación al Titular o titulares de datos personales, y que cuya sanción provenga o no de una sanción por vía administrativa y/o judicial, y ninguna de las partes se opondrá al otorgamiento de compensaciones equitativas, incluso la interdicción y/o la ejecución forzosa, sin necesidad de demostrar o cuantificar las pérdidas o los daños sufridos, bastando en todo caso la sola notificación de la declaración e imposición de sanción.